Manajemen waktu adalah sebuah upaya untuk menyeimbangkan waktu yang Anda miliki. Waktu untuk bekerja, beraktivitas, hingga bersantai. Pentingnya manajemen waktu adalah untuk meningkatkan produktivitas dan konsentrasi.
Serta yang paling utama adalah mengurangi stres karena tumpukan pekerjaan. Dengan begitu hidup Anda akan menjadi lebih seimbang.
Salah satu kunci dalam manajemen waktu adalah membuat perencanaan. Sepertinya memang membosankan, namun menyempatkan waktu untuk memikirkan kegiatan yang hendak dilakukan adalah cara untuk mengontrol waktu yang Anda miliki. Tak hanya untuk esok hari, planning tersebut juga dapat dibuat untuk sebulan, setahun atau bahkan lebih.
Nah, tidak usah merasa pusing atau terbebani dulu. Berikut ini beberapa cara manajemen waktu untuk membantu Anda produktif bekerja.
1. Atur Prioritas, Kerjakan yang Penting Dulu
Mencatat to-do-list setiap hari adalah salah satu langkah untuk merencanakan hari. Setelah mencatat seluruh kegiatan yang perlu dilakukan, pilih 3 kegiatan yang menjadi prioritas dan harus selesai hari itu juga. Dengan begitu Anda akan lebih fokus untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dan dapat memanfaatkan waktu dengan baik.
Jika Anda memang memiliki banyak kegiatan dan merasa tidak dapat menyelesaikan semuanya, mintalah bantuan. Pilih pekerjaan yang memang Anda sukai dan penting, agar Anda tidak merasa terbebani saat melakukannya. Delegasikan pekerjaan lain pada orang yang sekiranya mampu menggantikan Anda melakukan pekerjaan tersebut.
Baca juga: 13 Cara Cerdas Menjadi Wanita Karir yang Sukses
2. Kelompokkan Pekerjaan
Selain mengatur prioritas, cara manajemen waktu yang baik agar menjadi lebih produktif adalah mengelompokkan pekerjaan. Ada berbagai cara pengelompokkan yang dapat dilakukan.
Misalnya pekerjaan yang berhubungan dengan media sosial dilakukan sekaligus. Katakanlah seperti membaca & membalas email, membalas pesan customer di aplikasi bisnis online, dan sebagainya.
Contoh pengelompokkan yang lain adalah melakukan pekerjaan luar dalam satu waktu. Semisal, untuk ibu rumah tangga, dapat melakukan belanja sembari mencuci mobil di layanan pencucian, mengurus pajak atau membayar beberapa tagihan.
3. Buat Langkah Kecil untuk Pekerjaan Besar
Tak jarang melihat to-do-list yang berisi pekerjaan besar, membuat Anda sudah merasa kewalahan dan terbebani untuk melakukannya. Untuk itu pecah pekerjaan tersebut menjadi beberapa tahapan pekerjaan kecil.
Dengan begitu Anda dapat “mencicil” tanpa merasa berat melakukan pekerjaan penting tersebut.
4. Estimasi Pekerjaan dan Tenggat Waktu
Merencanakan kegiatan haruslah diimbangi dengan perencanaan waktu yang realistis. Agar Anda lebih produktif dan dapat berpindah pekerjaan secara efektif, buatlah alokasi waktu dan deadline untuk setiap pekerjaan.
Jangan membuat waktu yang terlalu ketat, namun juga jangan terlalu longgar. Sesuaikan tenggat waktu dengan ritme yang Anda miliki.
Jangan lupa untuk menambahkan jadwal istirahat di setiap pekerjaan, agar Anda tidak terlalu terbebani. Mungkin sekitar 10 hingga 15 menit, agar otak dan tubuh Anda memiliki waktu beristirahat. Lakukan peregangan atau menghirup udara segar sebelum memulai pekerjaan lain.
5. Hindari Menunda
Menyelesaikan pekerjaan di awal waktu atau tidak menunda adalah cara yang sangat dianjurkan agar Anda menjadi lebih produktif. Selain membuat Anda tidak menjadi terburu-buru, waktu yang lebih juga dapat bermanfaat untuk mengurangi kesalahan output pekerjaan.
Di samping itu, tidak membuang waktu untuk kegiatan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan adalah cara manajemen waktu yang efektif. Belajarlah untuk menolak kegiatan yang ditawarkan orang lain agar Anda memiliki waktu agar lebih produktif untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.
6. Fokus
Agar waktu yang digunakan untuk bekerja menjadi lebih efisien, maka hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian. Salah satu hal yang paling mendistraksi saat ini adalah ponsel. Tak diragukan lagi, banyak orang yang memegang ponsel selama 30 menit, dan hanya bekerja selama 15 menit, dan begitu seterusnya.
Salah satu cara untuk latihan fokus adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro. Teknik ini adalah pengaturan waktu bekerja selama 25 menit dan istirahat 5 menit yang dilakukan secara berulang hingga pekerjaan selesai. Keteraturan yang diperoleh dari praktek teknik ini membuat otak Anda menjadi fokus dan semakin termotivasi menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu, fokus juga dapat diperoleh dari menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Ciptakan lingkungan yang sesuai untuk membangkitkan mood kerja Anda. Tentu saja diikuti dengan minimnya pengalih perhatian, seperti misalnya televisi.
7. Stop Multitasking
Selain menahan diri dari hal-hal yang mengalihkan perhatian, kemampuan multitasking juga ada baiknya tidak dilakukan. Multitasking sepertinya memang terlihat produktif, tapi sebenarnya hal ini dapat menghambat Anda menyelesaikan satu pekerjaan.
Terlebih lagi, dengan melakukan multitasking, kemampuan penyimpanan memori Anda akan menurun.
Akan lebih baik jika Anda melakukan sebuah pekerjaan hingga selesai, baru melanjutkan proyek yang lain. Selain menjadi salah satu cara manajemen waktu yang baik, metode ini juga dapat menghasilkan output pekerjaan yang maksimal.
8. Beri Jeda dan Reward
Berilah jeda setelah Anda melakukan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu tertentu. Jeda dapat dimanfaatkan untuk melakukan evaluasi. Lihat lagi apakah pekerjaan yang Anda lakukan sudah sesuai goals atau ada yang perlu direvisi.
Selain jeda, penghargaan untuk diri sendiri (reward) juga dapat menjadi salah satu motivasi agar menjadi lebih produktif. Beri diri Anda penghargaan setelah menyelesaikan satu pekerjaan.
Tidak perlu hal yang besar, bisa jadi penghargaan itu adalah menonton film kesukaan atau membeli makanan favorit. Jeda dan reward dapat membantu Anda untuk melakukan pemanasan kembali sebelum memulai proyek baru.
Baca juga: 10 Cara Efektif Menghadapi Bos yang Baperan
9. Manfaatkan Waktu dengan Baik
Memanfaatkan waktu yang berharga ketika tidak melakukan pekerjaan juga merupakan salah satu manajemen waktu agar lebih produktif.
Misalnya ketika Anda sedang berada di dalam bus perjalanan ke kantor. Anda dapat menggunakan waktu tersebut untuk membaca email, membuat daftar kegiatan atau memvisualisasikan kegiatan pada hari tersebut.
10. Tidur Cukup
Di samping aktif bekerja dan memanfaatkan waktu, tidur juga menjadi salah satu prioritas agar lebih baik dalam bekerja. Tidur cukup dapat membuat kemampuan konsentrasi meningkat. Dengan begitu Anda dapat memanfaatkan waktu keesokan harinya agar lebih baik lagi.
Ada baiknya untuk membuat jadwal tidur yang teratur setiap harinya. Hal ini juga bermanfaat untuk membuat tubuh terbiasa dengan siklus tidur yang sehat. Luangkan waktu 30 menit lebih awal untuk bangun pagi dan membuat perencanaan harian.
11. Tetap Santai
Meskipun manajemen waktu membuat Anda menjadi sosok yang disiplin dan terkadang “ketat”, fleksibilitas pun juga jangan ditinggalkan. Akan ada hari di mana kegiatan Anda tidak selalu sesuai rencana. Pasti akan ada saatnya hal yang tidak terduga terjadi.
Tidak perlu terlalu kaku menghadapi perubahan yang ada. Anda bisa mengatur ulang jadwal dan prioritas yang sudah ada. Selalu ingat bahwa tidak mengapa untuk merubah rencana, tapi tidak merubah goals Anda.
Penutup
Itulah tadi beberapa cara manajemen waktu yang baik agar kerja Anda lebih produktif. Akan lebih baik jika cara di atas tersebut juga diperkuat dengan tujuan atau long-term goals.
Penentuan tujuan yang spesifik dapat membuat Anda semakin termotivasi untuk memanfaatkan waktu secara maksimal. Tidak perlu dalam jangka waktu yang lama. Goals untuk satu atau dua tahun ke depan juga sudah tepat. Semoga berhasil!